Vragen en antwoorden over loonheffingen en reiskostenvergoeding

door | sep 8, 2020 | Salaris- & Personeels administratie

Door de coronacrisis kan er veel veranderd zijn voor u en uw werknemers. Waarschijnlijk werken uw werknemers nu vaker thuis dan op kantoor. Wat betekent dat voor hun reisvergoedingen of OV-abonnementen? Misschien betaalt of vergoedt u hulpmiddelen waarmee uw medewerkers thuis kunnen werken. Hoe verwerkt u dat in uw aangifte loonheffingen? Op zulke vragen heeft de Belastingdienst nu de antwoorden.

Mijn werknemers krijgen een vaste reiskostenvergoeding, maar zij werken nu (bijna) volledig thuis. Mag de reiskostenvergoeding toch hetzelfde blijven?

Ja. U mag blijven uitgaan van het reispatroon waarop de vergoeding gebaseerd was, als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

  • De maatregelen vanwege de coronacrisis gelden nog.
  • U hebt de vaste reiskostenvergoeding vóór 13 maart 2020 toegekend aan uw werknemers.

1 of meer van mijn werknemers hebben op grond van de cafetariaregeling gekozen voor een vaste maandelijkse reiskostenvergoeding in plaats van een deel van hun brutoloon. Mag deze vergoeding hetzelfde blijven?

Ja. U mag blijven uitgaan van het reispatroon waarop de vergoeding gebaseerd was, als aan de volgende voorwaarden wordt voldaan:

  • De maatregelen vanwege de coronacrisis gelden nog.
  • Uw werknemers hebben vóór 13 maart 2020 hun keuze gemaakt.

Het maakt hierbij niet uit of u de vergoeding onderbouwt met een onderzoek naar de daadwerkelijke reizen, of berekent volgens methode 1 of 2 in onderdeel 21.1.2 van het Handboek Loonheffingen 2020.

1 of meer van mijn werknemers krijgen aan het einde van het jaar met terugwerkende kracht een forfaitaire reiskostenvergoeding over 2020. Mag ik dan de dagen waarop deze werknemers thuis werkten door de coronacrisis, toch meetellen als reisdagen?

Nee. Want u hebt de vergoeding niet vóór 13 maart 2020 toegekend aan uw werknemers. Het maakt hierbij niet uit of u de vergoeding berekent volgens methode 1 of 2 in onderdeel 21.1.2 van het Handboek Loonheffingen 2020. U kunt wel een onbelaste vergoeding geven voor de daadwerkelijk gereisde kilometers tegen € 0,19 per kilometer. Geeft u een hogere vergoeding, dan is het deel boven € 0,19 belast.

Ik heb voor 1 of meer van mijn werknemers een OV-abonnement betaald of vergoed. Mag ik dan de dagen waarop deze werknemers thuis werkten door de coronacrisis, toch meetellen als reisdagen?

Ja, dat mag als u het OV-abonnement vóór 13 maart 2020 hebt betaald of vergoed. Of een OV-abonnement dat u voor uw werknemers betaalt of vergoedt, onbelast is, hangt af van de kosten van de zakelijke reizen die zij maken met het abonnement. In onderdeel 21.2.1 van het Handboek Loonheffingen 2020 leest u hoe u dit kunt beoordelen. Bij deze beoordeling mag u uitgaan van het zakelijke reispatroon dat uw werknemers normaal gesproken zouden hebben gehad.

Ik betaal voor mijn werknemers hulpmiddelen waarmee zij tijdens de coronacrisis thuis kunnen werken. Of ik geef hun een vergoeding voor hulpmiddelen die zij zelf kopen. Moet ik dit meetellen bij het belastbaar loon van mijn werknemers?

Gereedschappen, computers, mobiele communicatiemiddelen en dergelijke apparatuur die u aan uw werknemers geeft, of vergoedingen daarvoor, hoeft u níet mee te tellen bij het belastbaar loon als deze hulpmiddelen voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium. Of als zij voor ten minste 90% zakelijk worden gebruikt.

Hulpmiddelen die voldoen aan het noodzakelijkheidscriterium

Dit zijn hulpmiddelen waarvoor het volgende geldt:

  • Naar uw redelijke oordeel kan een werknemer zijn werk niet goed doen zonder dit hulpmiddel.
  • U betaalt dit hulpmiddel, of een vergoeding voor dit hulpmiddel, en u berekent de kosten niet door aan uw werknemer.
  • Uw werknemer moet dit hulpmiddel, of (een deel van) de vergoeding, aan u teruggeven wanneer hij het hulpmiddel niet meer nodig heeft voor zijn werk. Of hij moet dan de restwaarde van dit hulpmiddel aan u betalen.

Hulpmiddelen die voor ten minste 90% zakelijk worden gebruikt

Voldoen hulpmiddelen niet aan het noodzakelijkheidscriterium? Dan hoeft u ze misschien toch niet mee te tellen bij het belastbaar loon. Dat is zo als uw werknemer deze hulpmiddelen ook buiten zijn werkplek kan gebruiken, maar ze voor ten minste 90% zakelijk gebruikt.
Let op! Een bureaustoel valt niet onder het noodzakelijkheidscriterium. Een bureaustoel is namelijk geen gereedschap. Gereedschap wordt gebruikt om iets te maken, te meten of te controleren. Een bureaustoel valt ook niet onder de hulpmiddelen die voor ten minste 90% zakelijk worden gebruikt. Want uw werknemer gebruikt die bureaustoel niet (ook) op een werkplek. De werkruimte thuis geldt níet als een werkplek. Een bureaustoel kan wel vallen onder voorzieningen die ervoor zorgen dat de werkruimte thuis voldoet aan de eisen van de Arbowet. Zie ook de vraag over Arbovrijstelling.

Alle vragen en antwoorden vindt u op de website van de Belastingdienst

Meer nieuws en actualiteiten over corona voor werkgevers vindt u op onze overzichtspagina loonvisie.nl/corona

Maandelijks het laatste nieuws op het gebied van personeel en salaris in uw mail?
Schrijf u in voor onze nieuwbrief.







ONZE DIENSTEN

Loonvisie neemt uw zorgen rond salaris- en personeelsadministratie graag compleet of gedeeltelijk uit handen.
Salaris- en personeelsadministratie
HR Advies
Juridisch advies
Verzekeringen en verzuim

salarisadministratie@loonvisie.nl
0317 - 61 91 25

Herenstraat 108
3911 JH Rhenen

 

Boven de Wolfskuil 3
6049 LX Roermond

ALLE EXPERTISE VOOR:

Aan één loket vindt u alle expertise die u nodig heeft voor:
Ondernemers
Accountant- en administratiekantoren

BRANCHES

Loonvisie heeft jarenlange ervaring met salaris- en personeelsadministratie in verschillende branches, zoals:
Horeca
Transport & logistiek
Metaal & techniek
Huisartsen

salarisadministratie@loonvisie.nl
0317 - 61 91 25

Herenstraat 108
3911 JH Rhenen

 

Boven de Wolfskuil 3
6049 LX Roermond

© Loonvisie - Realisatie: Woerdekom Webdesign

Share This