Eindafrekening bij ontslag of vertrek werknemer

door | aug 16, 2019 | Salaris- & Personeels administratie

Als een werknemer uit dienst gaat, moet u een eindafrekening opstellen. Wanneer doet u dat, wat zet u erin en waar moet u op letten? Een stappenplan voor de eindafrekening.

Bij de beëindiging van een arbeidsovereenkomst moet u als werkgever een aantal zaken regelen. Denk bijvoorbeeld aan het aanvragen van een ontslagvergunning of het opstellen van een beëindigingsovereenkomst.

Daarnaast heeft u als werkgever de plicht om voor uw werknemer een eindafrekening te maken. Het maakt daarbij niet uit of u de werknemer hebt ontslagen of dat hij zelf ontslag neemt. Een eindafrekening hoort er altijd bij.

Eindafrekening, wat is dat?

De eindafrekening is de laatste financiële afrekening met uw werknemer. U betaalt hem daarin die zaken uit waar hij nog recht op heeft. Bijvoorbeeld achterstallig loon, niet opgenomen vakantiedagen of een eindejaarsbonus. Heeft uw werknemer nog schulden bij jou, dan worden die hiermee verrekend.

De bedoeling van de eindafrekening is dat u en uw werknemer alle openstaande posten met elkaar afrekenen. Zo voorkomt u dat u op grond van de arbeidsovereenkomst in een later stadium nog iets van elkaar kunnen eisen of vorderen.

Eindafrekening, wanneer maakt u die?

In de wet staat niet duidelijk omschreven op welk moment u de eindafrekening moet opstellen en uitbetalen. Veel werkgevers rekenen met de werknemer af op het moment dat hij het loon over de laatste periode van zijn dienstverband krijgt uitbetaald. Maar dit is niet verplicht.

Het laatste loon moet u wel op tijd betalen, dat wil zeggen na afloop van de afgesproken loonperiode (meestal een maand). Maar de eindafrekening mag u ook pas daarna opmaken en betalen. Dit kan tot een maand na afloop van het dienstverband.

Overleg dit wel met uw werknemer, zodat hij weet waar hij aan toe is. Dit voorkomt ergernissen of – vervelender – het mogelijk inschakelen van een advocaat.

Eindafrekening, wat staat erin?

Een eindafrekening kan uiteenlopende financiële posten bevatten, van loon dat u nog aan uw werknemer moet betalen tot opleidingskosten die u van hem wilt terugvorderen. Een en ander hangt af van de gemaakte afspraken in het arbeidscontract van de betrokken werknemer.

Bij de beëindiging van een dienstverband kunnen de volgende zaken op de eindafrekening staan:

1. Loon

Uiteraard betaalt u de werknemer het openstaande loon waar hij nog recht op heeft.

2. Vakantiedagen

Uw werknemer heeft recht op uitbetaling van alle opgebouwde vakantiedagen die hij nog niet heeft opgenomen. Het gaat daarbij om wettelijke en bovenwettelijke vakantiedagen.

Voor de berekening van de waarde van een vakantiedag wordt meestal uitgegaan van het bruto dagloon inclusief vakantiebijslag en eventuele dertiende maand, maar exclusief extra toeslagen en pensioen. Sommige rechters hanteren een nog ruimer loonbegrip.

Tip! Het is verstandig om de werknemer vooraf even te informeren over het nog openstaande saldo aan vakantiedagen. Leg dit ook vast in een eventuele beëindigingsovereenkomst. Zo voorkomt u discussies achteraf.

3. Vakantiebijslag

Uw werknemer heeft recht op minimaal 8 procent vakantiebijslag. Bij het ontbinden van zijn arbeidscontract moet u hem het opgebouwde saldo aan vakantiebijslag uitbetalen.

4. Dertiende maand

Heeft uw werknemer recht op een dertiende maand of eindejaarsuitkering? Dan is het gebruikelijk om bij de beëindiging van het dienstverband een evenredig deel hiervan op de eindafrekening te zetten.

Let op! Staat in het arbeidscontract of in de cao dat u de dertiende maand alleen hoeft uit te keren als een werknemer ook echt op 31 december in dienst is? Dan mag u deze post op de eindafrekening weglaten. 

5. Bonus en provisie

Soms krijgen werknemers een deel van hun salaris als variabele beloning uitbetaald, bijvoorbeeld op basis van provisie of in een bonussysteem. Misschien kent uw bedrijf ook een vorm van prestatieloon.

Als u in de voorwaarden duidelijk hebt vastgelegd dat werknemers bij ontslag een evenredig deel van hun bonus of provisie krijgen uitbetaald, moet u ook deze post opnemen in de eindafrekening.

Tip! Heeft u niets vastgelegd over de variabele beloning bij ontslag? Overweeg dan toch om een deel van het prestatieloon in de eindafrekening te verwerken, als teken van goed werkgeverschap.

6. Ontslagvergoeding

Is de werknemer meer dan twee jaar bij u in dienst geweest en heeft hij niet zelf ontslag genomen? Dan heeft hij recht op een ontslagvergoeding. Ook deze vergoeding neemt u mee in de eindafrekening.

U moet de ontslag- of transitievergoeding binnen een maand na afloop van het dienstverband uitbetalen. Houd deze termijn daarom altijd aan voor de eindafrekening, dan kan het niet fout gaan.

Als u de transitievergoeding te laat betaalt, kan de werknemer naar de rechter stappen om de vergoeding alsnog af te dwingen. In dat geval zult u een wettelijke verhoging en wettelijke rente moeten betalen.

7. Onkostendeclaraties

Heeft uw werknemer onkostendeclaraties ingediend die u nog niet hebt betaald, zoals reis-, parkeer- of maaltijdkosten? Zet die dan ook op de eindafrekening.

8. Vergoeding juridische kosten

Soms krijgt een werknemer tijdens de ontslagprocedure hulp van een jurist. Als werkgever kunt u met de werknemer afspreken dat u de kosten voor rechtsbijstand vergoedt. Heeft de werknemer de rekening voor juridische hulp al voorgeschoten, voeg dit bedrag dan toe aan de eindafrekening.

9. Te verrekenen schulden

Het kan voorkomen dat de werknemer u nog geld moet betalen. Zo is het mogelijk dat hij te veel vakantiedagen heeft opgenomen. Of misschien heeft u met hem afgesproken dat hij de kosten voor een opleiding moet terugbetalen als hij voor een bepaalde datum uit dienst gaat.

Neem dergelijke posten op in de eindafrekening en breng ze in mindering op het eindtotaal. Het kan bijvoorbeeld gaan om de volgende zaken:

  • een voorschot op het loon
  • een voorschot op vakantiebijslag
  • te veel opgenomen vakantiedagen
  • een schadevergoeding (bijvoorbeeld voor schade aan de leaseauto)
  • opleidingskosten (omdat de werknemer voor een bepaalde datum uit dienst is getreden)
  • verhuiskosten die u als werkgever hebt vergoed
  • een personeelslening

10. Overname leaseauto

Het komt voor dat een werknemer die uit dienst gaat zijn leaseauto wil overnemen. In zo’n geval moet hij aan uw bedrijf de werkelijke waarde van de auto betalen. Deze transactie kunt u in de eindafrekening regelen.

Is het bedrag dat de werknemer betaalt (de werkelijke waarde) fors lager dan de boekwaarde van de auto, dan kunt u hem vragen dit verschil ook te betalen. U loopt anders het risico dat de fiscus het waardeverschil als nettoloon beschouwt. U betaalt daarover dan het hoogste eindheffingstarief.

Als de werknemer het verschil bijbetaalt, mag hij dit aftrekken van de bijtelling die hij eerder in het jaar al heeft betaald.

Eindafrekening, extra tips

  • Houd goed in de gaten op welke posten in de eindafrekening u nog loonheffingen moet inhouden.
  • Informeer uw werknemer zo goed mogelijk over de eindafrekening. Doe dit bijtijds, bij voorkeur al voordat het dienstverband eindigt. Neem even de tijd om duidelijk af te spreken wat er bij de eindafrekening uitbetaald en verrekend zal worden. Zo voorkomt u problemen achteraf.

Bron: Ondernemen met personeel

Maandelijks het laatste nieuws op het gebied van personeel en salaris in uw mail?
Schrijf u in voor onze nieuwbrief.







ONZE DIENSTEN

Loonvisie neemt uw zorgen rond salaris- en personeelsadministratie graag compleet of gedeeltelijk uit handen.
Salaris- en personeelsadministratie
HR Advies
Juridisch advies
Verzekeringen en verzuim

salarisadministratie@loonvisie.nl
0317 - 61 91 25

Herenstraat 108
3911 JH Rhenen

 

Boven de Wolfskuil 3
6049 LX Roermond

ALLE EXPERTISE VOOR:

Aan één loket vindt u alle expertise die u nodig heeft voor:
Ondernemers
Accountant- en administratiekantoren

BRANCHES

Loonvisie heeft jarenlange ervaring met salaris- en personeelsadministratie in verschillende branches, zoals:
Horeca
Transport & logistiek
Metaal & techniek
Huisartsen

salarisadministratie@loonvisie.nl
0317 - 61 91 25

Herenstraat 108
3911 JH Rhenen

 

Boven de Wolfskuil 3
6049 LX Roermond

© Loonvisie - Realisatie: Woerdekom Webdesign

Share This